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手軽なんだけど、後から見返しが楽ちん!「年賀状」管理法とは?

      2016/03/03

「年賀状」管理法

本年もあなたのおウチにごっそりやってきた“年賀状”。

この年賀状をどんな方法で保管したらいいか、戸惑いませんか?

そういうわけでいとも簡単に、そして後になって見返す場合にも非常に使い勝手の良い年賀状の管理テクニックをお伝えしていきましょう。

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■年賀状を保持するのは「1年分だけ」

「年賀状」管理法 2

あなたは、頂いた年賀状は“何年分”ストックしていらっしゃいますか?

3年分だという方も10年分くらいの方もおられることでしょうが、私の家ではわずか1年分だけストックするようにしています。

ではどうして“1年分”なんでしょうか?

その解答はといいますと、とても単純明快で、これまでの年賀状というのは「届けられたときと、次年度の年賀状を書くときしか目を通さない」
というプロセスを理解しているから。

年賀状というのは交流の深い人や、遠方に居住していてそう簡単には会うことができない親類や友達の最近の状況を把握することを目的に、最新のアドレスブックの形として役割が備わっていることから、我が家では、 1年相当のみの保存でよい結論に落ち着いたのです。

■年賀状のメンテナンスには100円専門店のアルバムで!

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そういった1年分のみ保存している私が年賀状のメンテナンスに活用しているものは、近所で手に入る、100円専門店のアルバムなんです。

これは 台紙に一枚ごと写真を貼り付けるスタイルのアルバムでして、リングを使ってとめるだけに特化した簡単な構造となっています。

受け取った年賀状に関しては、パンチを使って穴をあけて、リングに通すだけなんです。

このようにしておきさえすれば、1枚ごとパラパラとめくることが可能なものですから、それ以後のメンテや保管がたやすいようになっていくのです。

「年賀状」管理法 5

どこにでもあるような普通の年賀状の保管する備品は、1枚ごとクリアポケットにはめ込んでいくスタイルが多く見受けられますが、これだと、年賀状を取り換えたり、 順番を変更したりすべき手間暇が思いのほか増えることになります。

私もそうしたクリアポケットタイプの年賀状の保管する備品を活用していた時もあったんですけども、たとえば、順番を変更したい場合には、差し換える箇所以降はひとつ残らず入れなおさないといけないことだって数多くあって、非常に苦痛だったものです。

なので、現在では 下さった年賀状はひとつ残らずリングに通して、途中、引っ越しや婚姻が理由のアドレス変更の通知や、喪中はがきが届けられた際には、従来から保存している年賀状と取り換えることを守っています。

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■年賀状の差し換えを楽にするのが、「リングに通すスタイル」なんです!

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こういった“差し換え“することが容易なのが、ご紹介した「リングに通すスタイル」の最も大きいメリットとなっていまして、手をつけないままになりがちな住所変更や不幸なはがきでさえも、 受け取った際にその場で対処をすることが出来るという訳です。

これによって、ファイル内に関してはいつだって最新のデータで溢れたアドレスブックに変わって、翌年の年賀状製作はかなりスムーズに。

これまでの年賀状を引き出すことも必要なく、時間をかけず年賀状作成を開始することが可能となります。

それに加えて、もとから装備されていた台紙を目次という形でうまく使って、仕事上と個人的なお付き合いなどに選り分けて保管してみることもOK!。

利用する方法の範囲がワンランク広がるのです。

実はわが家では、今では祖父母を含めて家族6人分の年賀状ファイルを備えているのです。

子供が受け取る年賀状は今のところ多くないので、大人分に含めて維持管理しているわけですが、今後、成長をしてネットワークが拡大していくと
年賀状のメンテナンスは各自でやってもらう心づもりです。

自分自身だけにしか分からない知り合いも見受けられるから、そこそこ成長したらそれぞれに託した方がベストだと思います。

年賀状は「1年分をリング通しスタイルを使って、それに加えて個々の管理下に置く」よう心掛ければ、年の暮れのあわただしいシーズンであっても、これまで以上に間違えずにスピーディーに年賀状製作ができること間違いなしです。

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